Sind Sie an einer digitalen Eingangsrechnung Software interessiert? Diese Punkte sollten Sie beachten

1. Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Anbieters für digitale Eingangsrechnungen in SAP achten?

Heutzutage gibt es viele Lösungen bzw. Lösungsanbieter auf dem Markt, die SAP-Anwender im Rechnungsstellungsprozess unterstützen können. Aber eine Lösung muss auch zum Unternehmen und seinen Prozessen passen. Die Auswahl des richtigen Anbieters bzw. der richtigen Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung ist der erste Schritt. Bei der Auswahl sind verschiedene Faktoren wie SAP- und Prozess-Know-how, Projekterfahrung, Referenzen oder die Größe des Lösungsanbieters zu berücksichtigen. Interessant sind auch eine ausreichende Anzahl von Beratern und Experten, um das Einführungsprojekt schnell und effizient durchführen zu können, sowie die örtliche und persönliche Nähe zum Anbieter. Es gibt auch andere gute Anbieter für Eingangsrechnung Software.

2. Wie kann die Lösung für den digitalen Rechnungseingang in SAP integriert werden?

Unternehmen, Projektleiter und Softwareanbieter müssen im Vorfeld klären, wie die Lösung in die bestehende Systemlandschaft integriert werden soll. Soll die Lösung innerhalb oder außerhalb des SAP-Systems betrieben werden, oder soll ein Komplettpaket erworben werden? Die Frage nach On-Premises, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist nicht einfach zu beantworten. Es muss immer von Fall zu Fall entschieden werden, welche Option für die jeweilige Situation des Unternehmens besser geeignet ist.

3. Warum bei digitalen Rechnungseingangsprojekten eine Ressourcenplanung und ein angemessenes Change Management unerlässlich sind!

Jedes Unternehmen hat spezifische Anforderungen an eine digitale Rechnungslösung. Aber auch die Lösungen selbst erfordern bestimmte vorbereitende Maßnahmen seitens der Projektbeteiligten oder eine gründliche Ressourcenplanung sowie ein entsprechendes Change Management.

Folgende Aspekte müssen gemeinsam angegangen werden, um ein Einführungsprojekt erfolgreich durchführen zu können:

– Vermeidung von Schnittstellen bzw. ständige Datenübernahme
– Aktualität und Konsistenz der Daten
– Benutzerakzeptanz durch unterschiedliche Benutzeroberflächen
– Integration der bestehenden Archivlösung (Investitionsschutz)
– Funktionsumfang, ggf. abhängig von Branche, Belegaufkommen und Unternehmensstruktur
– Rechnungsformate (Papier/E-Mail) als Standard
– Weitere Formate, wie XRechnung, ZUGFeRD, FATTURA PA, EDI, IDoc oder eine Integration von SAP ARIBA sollten zumindest vorhanden sein, um auf zukünftige Anforderungen reagieren zu können
– Automatisches Auslesen von Rechnungen über OCR (Optical Character Recognition) mit Verbesserungspotenzial durch Training (Einsatz von Robot Process Automation/Künstlicher Intelligenz)
– Automatisierte Prüfung auf relevante Rechnungsbestandteile (z.B. § 14 UstG)
– Genehmigungsszenarien innerhalb und außerhalb des SAP-Systems zur Einbindung aller notwendigen Genehmiger (Echtzeitverarbeitung), flexible Genehmigung für Desktop, Laptop, Smartphone oder Tablet
– Automatisierungsmöglichkeiten, von der direkten Zuordnung der Vorgänge zu einem Bearbeiter bis zum automatischen Workflow-Start bis zur vollständigen Buchung nach bestimmten Kriterien (idealerweise über Customizing-Einstellungen)
– Internationale Verfügbarkeit: Sprachen der Softwareoberfläche, Spracherkennung der OCR und Berücksichtigung rechtlicher Anforderungen des jeweiligen Landes
– Varianten oder Dienstleistungen (Business Process Outsourcing, On-Premises, Cloud Services, proaktive Überwachung)

Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Vielmehr zeigen die aufgeführten Aspekte, wie wichtig eine gute und ehrliche Kommunikation für einen schnellen und effizienten Projektfortschritt von Anfang an ist.

4. Was ist wichtig im Projektplan für einen erfolgreichen digitalen Rechnungseingang in SAP?

Entwicklung eines kohärenten Projektverständnisses

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Unterfangen, das aus koordinierten, kontrollierten Aktivitäten mit einem Start- und einem Endtermin besteht. Es wird durchgeführt, um ein optimales Ziel zu erreichen, unter Berücksichtigung von Vorgaben hinsichtlich Zeit, Ressourcen und Qualität: Diese drei Variablen sind voneinander abhängig. Die richtige Mischung oder ein gemeinsamer Ansatz zu finden, ist entscheidend für eine erfolgreiche Kommunikation zwischen allen Beteiligten und für die Projektdurchführung.

Definition des Projektauftrags und der daraus resultierenden Projektziele

Es muss auch versucht werden, die Projektziele so genau wie möglich zu definieren und sie gegebenenfalls klar von Bereichen abzugrenzen, die nicht Gegenstand des Projekts sind. Bei der Definition der Ziele ist darauf zu achten, dass diese quantitativ und damit möglichst konkret und messbar formuliert werden.

Frühzeitige Festlegung einer Projektorganisation

In einem frühen Stadium der Projektplanung sollte festgelegt werden, wer in das Projekt einbezogen und integriert werden muss, um es überhaupt durchführen zu können. Darüber hinaus ist zu klären, welche Personen zu einem erweiterten Kreis gehören und eventuell zu einem späteren Zeitpunkt in das Projektteam oder in ein Teilprojekt eingebunden werden sollen.

Dokumentation der aktuellen Prozesse

Die Projektbeteiligten auf Unternehmensseite sollten die aktuellen unternehmensinternen Prozessabläufe im Vorfeld sorgfältig untersuchen, analysieren und dokumentieren. Dies schafft nicht nur ein abteilungsübergreifendes Verständnis für die Ist-Prozesse, sondern hilft auch, die zukünftigen Soll-Prozesse im weiteren Projektverlauf detailliert zu definieren.